这是一个非常普遍且棘手的管理问题，当公司制定的规定不被员工遵守时，这不仅仅是“员工不听话”那么简单,它背后往往隐藏着更深层次的原因。
作为管理者或公司决策者，处理这个问题需要系统性的分析和策略，而不是简单地采取惩罚措施，以下是一个完整的分析和应对框架,您可以根据自己公司的具体情况进行调整。
第一步：冷静分析，找出根本原因
在采取任何行动之前，首先要弄清楚“为什么”员工不遵守规定，规定本身、员工、管理环境都可能是问题所在。
规定本身的问题
- 不合理或不切实际：
- 过于严苛： 规定比行业标准或实际工作需要更严格,要求一个需要创意的岗位每天工作8小时不准有任何休息。
- 缺乏灵活性： 没有考虑到特殊情况或不同岗位的需求，要求所有员工必须在上午9点前到岗,但对于需要跨时区协作的员工来说就不公平。
- 过时： 规定是基于旧的工作模式或技术制定的,已不适应现在的工作方式。
- 不清晰或矛盾：
- 模棱两可： 使用了模糊的语言，如“尽量保持整洁”、“及时沟通”,没有明确的量化标准。
- 相互冲突： 不同部门的规定相互矛盾,让员工无所适从。
- 缺乏必要性和沟通：
- 员工不理解“为什么”： 管理者只宣布了规定，但没有解释制定该规定的目的和重要性（为了安全、效率、合规或公平），员工会觉得这是“莫名其妙”的规定。
- “与我无关”的心态： 员工认为规定只是为了方便管理,而不是为了团队或公司整体利益。
员工方面的问题
- 认知和态度问题：
- 不理解或不认同： 员工没有真正理解规定的意义,或者从根本上不认同其合理性。
- 侥幸心理： 认为“偶尔违反一下没关系，不会被发现”。
- 消极抵抗： 对公司或管理层有不满,通过不遵守规定来表达不满。
- 能力或资源问题：
- 缺乏培训： 不知道如何正确遵守规定,或者不知道规定的内容。
- 资源不足： 规定要求使用某种工具或方法，但公司没有提供相应的资源（如软件、设备、预算）,导致员工无法执行。
- 工作负荷过大： 在高压和快节奏的工作中，员工可能会“无暇顾及”某些次要的规定。
管理和环境问题
- 执行不力，选择性执法：
- “只打苍蝇，不打老虎”： 只惩罚基层员工，而对管理层或“明星员工”的违规行为视而不见,这是破坏规定权威性的最快方式。
- 执法标准不一： 今天A员工违反了被批评，明天B员工违反了却被默许，会让员工觉得规定是“看人下菜碟”。
- 缺乏监督和反馈机制：
- 无人监管： 规定发布后，没有人去检查、跟进，久而久之就成了“一纸空文”。
- 没有反馈渠道： 员工发现规定不合理时,没有渠道或不敢提出反馈意见。
- 领导层没有以身作则：
- “只许州官放火，不许百姓点灯”： 管理者自己不遵守规定，却要求员工遵守,这会严重损害管理者的公信力。
第二步：制定并实施解决方案
根据分析出的原因，可以采取以下针对性的措施，建议采用“胡萝卜加大棒”的组合策略。
优化规定本身（治本之策）
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重新审视和修订：
- 收集反馈： 通过问卷、座谈会、一对一沟通等方式，让员工参与讨论，问问他们：“哪些规定你认为不合理？为什么？你觉得应该如何改进？”
- 评估必要性： 对于每一条规定，问自己三个问题：它是否必要？它是否有效？它是否弊大于利？
- 修订并公示： 将修订后的规定清晰地、正式地重新发布,并解释修改的原因。
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增加规定的灵活性和人性化：
- 区分场景： 对于不同岗位、不同项目,可以制定有差异化的实施细则。
- 设立申诉机制： 如果员工因特殊情况无法遵守规定,应有明确的流程可以申请豁免或调整。
加强沟通与培训（思想引导）
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充分沟通，讲清“为什么”：
- 在发布新规定或重申旧规定时，不要只发一封邮件，召开全员会议或部门会议,由高层或部门负责人亲自讲解。
- 强调目的和益处： “我们制定这条考勤规定，是为了保证核心工作时间的协作效率，最终是为了让大家的工作更顺畅，而不是为了限制大家。”
- 解释“利弊”： 说明遵守规定的好处（安全、效率、奖金）和不遵守的坏处（风险、低效、处罚）。
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提供清晰的培训和指导：
- 对于复杂的规定（如新的报销流程、安全操作规范），提供详细的操作手册、视频教程或现场培训。
- 确保每个员工都理解并确认收到了规定。
公平执行与建立权威（强化纪律）
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管理层以身作则：
这是最重要的一点，要求员工做到的，管理者必须首先做到，如果管理者自己迟到,就根本没有资格批评员工。
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公平、一致、透明的执法：
- 一视同仁： 无论职位高低、业绩好坏,违反规定都应受到相应的处理。
- 程序正义： 处罚应有据可查，过程透明，对于迟到，可以记录、警告、绩效关联,而不是凭心情罚款。
- 及时处理： 对于违规行为，一旦发现就应及时处理，不能拖延，否则会传递“违规无所谓”的信号。
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建立正向激励机制：
- 奖励模范遵守者： 对于长期严格遵守规定、并因此带来积极影响的团队或个人，给予公开表扬、小奖励或与绩效挂钩。
- 将合规纳入考核： 将遵守重要规定（如安全、合规）作为员工绩效考核的一部分。
建立持续改进的闭环机制（长期保障）
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设立反馈渠道：
开通匿名意见箱、内部论坛或定期的“规定复盘会”，让员工可以安全、便捷地提出对规定的看法。
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定期审查和更新：
规定不是一成不变的，每年或每半年，组织一次规定的全面审查,根据公司发展和员工反馈进行优化。
一个行动检查清单
当您发现员工不遵守规定时,可以按以下步骤操作：
- 【暂停】 不要立即发火或惩罚，先深呼吸,冷静下来。
- 【观察】 观察是普遍现象还是个别行为？是哪些规定被违反？违反的频率如何？
- 【沟通】 找几位不同层级的员工私下聊一聊，了解他们对规定的真实看法，问问：“你觉得这条规定合理吗？执行起来有什么困难？”
- 【诊断】 根据沟通结果，判断问题出在规定本身、员工态度还是管理执行上。
- 【行动】
- 如果是规定问题，启动修订流程,并重新沟通。
- 如果是员工问题，进行个别辅导,明确要求和期望。
- 如果是管理问题，立即纠正自己的行为，并开始公平、一致地执行。
- 【跟进】 实施解决方案后，持续观察效果,并根据反馈进行调整。
最后请记住： 好的规定不是为了管住人，而是为了引导行为，建立一个公平、高效、安全的工作环境，当员工理解并认同这一点时，遵守规定就会从“被迫”变成“自觉”。
