XX公司员工档案管理明细表
第一章 总则
第一条 目的 为规范公司员工档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源规划、人才发展、员工关系处理及劳动争议解决提供依据，特制定本明细表。
第二条 适用范围 本明细表适用于公司所有在职及离职员工的档案管理。
第三条 管理职责
- 人力资源部：是员工档案的归口管理部门，负责档案的建立、接收、保管、更新、借阅、转递和销毁。
- 各业务部门：负责协助人力资源部提供员工在职期间的相关材料，并对本部门员工的档案信息进行初步核实。
- 员工本人：有义务提供真实、准确的个人信息，并配合档案的更新工作。
第二章 员工档案核心信息明细表
员工档案应包含以下模块的信息,所有信息均需有据可查，并注明来源和日期。
| 大类 | 序号 | 信息项 | 信息说明 | 备注/信息来源 |
|---|---|---|---|---|
| A. 基础信息 | 1 | 员工编号 | 公司唯一识别码，如：EMP20250001 | 人力资源部生成 |
| 2 | 姓名 | 员工身份证上的姓名 | 入职材料 | |
| 3 | 性别 | 入职材料 | ||
| 4 | 民族 | 入职材料 | ||
| 5 | 出生日期 | 入职材料 | ||
| 6 | 身份证号码 | 入职材料（需核对原件） | ||
| 7 | 政治面貌 | 如：中共党员、群众等 | 入职材料 | |
| 8 | 婚姻状况 | 如：未婚、已婚、离异等 | 员工登记表 | |
| 9 | 户籍地址 | 入职材料 | ||
| 10 | 现居住地址 | 员工登记表 | ||
| 11 | 联系电话 | 入职材料，需定期更新 | ||
| 12 | 电子邮箱 | 公司及个人邮箱 | 入职材料，需定期更新 | |
| 13 | 紧急联系人及电话 | 员工登记表 | ||
| B. 劳动合同信息 | 14 | 合同类型 | 如：固定期限、无固定期限、以完成一定任务为期限 | 劳动合同 |
| 15 | 首次合同签订日期 | 劳动合同 | ||
| 16 | 合同期限 | 劳动合同 | ||
| 17 | 合同到期日 | 劳动合同 | ||
| 18 | 工作岗位 | 劳动合同 | ||
| 19 | 工作地点 | 劳动合同 | ||
| 20 | 薪酬标准 | 基本工资、岗位工资等 | 劳动合同、薪酬确认单 | |
| 21 | 合同变更记录 | 如岗位、薪资等变更的补充协议 | 补充协议 | |
| 22 | 续签记录 | 每次续签的合同及日期 | 续签合同 | |
| C. 入职与背景信息 | 23 | 入职日期 | 入职审批表 | |
| 24 | 试用期 | 试用期时长及转正日期 | 入职审批表、转正申请 | |
| 25 | 招聘渠道 | 如：内部推荐、招聘网站、猎头等 | 招聘记录 | |
| 26 | 入职前工作经历 | 需包含前公司名称、职位、在职时间等 | 背景调查报告、员工简历 | |
| 27 | 学历信息 | 最高学历、毕业院校、专业、学位等 | 毕业证、学位证复印件 | |
| 28 | 专业资格证书 | 如：CPA、PMP、律师资格证等 | 证书复印件 | |
| 29 | 技能特长 | 语言能力、计算机技能等 | 员工登记表 | |
| D. 人事异动信息 | 30 | 调动记录 | 部门/岗位调动时间、原岗位、新岗位、调动原因 | 调动审批单 |
| 31 | 晋升记录 | 晋升时间、原职级、新职级、晋升原因 | 晋升审批单 | |
| 32 | 降职/降薪记录 | 降职/降薪时间、原因、具体内容 | 降职/降薪审批单 | |
| 33 | 内部培训记录 | 参加的培训名称、时间、地点、机构、考核结果 | 培训证书、考核报告 | |
| 34 | 奖惩记录 | 奖励/处罚的日期、事由、级别、处理决定 | 奖惩通知单 | |
| E. 考勤与绩效信息 | 35 | 考勤记录 | 每月/季度的出勤情况、迟到、早退、旷工等记录 | 考勤系统报表 |
| 36 | 绩效考核记录 | 每个考核周期的绩效得分、等级、评语 | 绩效考核表 | |
| F. 离职信息 | 37 | 离职日期 | 离职审批表 | |
| 38 | 离职类型 | 如：主动离职、被动离职、协商解除、退休等 | 离职协议 | |
| 39 | 离职原因 | 员工填写的离职原因 | 离职面谈记录 | |
| 40 | 工作交接清单 | 与接任人/部门的交接事项清单 | 工作交接确认单 | |
| 41 | 离职证明 | 公司开具的离职证明 | 离职证明原件 | |
| 42 | 档案转递记录 | 离职后档案的转出单位、日期、接收方回执 | 档案转递单 |
第三章 档案管理流程
第四条 档案建立
- 材料收集：员工入职时，人力资源部负责收集本明细表“A-J”类所有必需的原始材料。
- 信息录入：将收集到的信息录入公司人力资源管理系统，并形成电子档案。
- 实体归档：将所有纸质材料整理、分类、编号后，存入员工个人档案袋/档案盒，并在档案袋上清晰标注员工姓名及编号。
- 档案核对：由专人负责对录入信息与原始材料进行核对，确保准确无误。
第五条 档案保管
- 存放地点：员工档案应存放于人力资源部指定的、安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。
- 电子备份：电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。
- 保密原则：员工档案属于公司机密，仅人力资源部授权人员可查阅，严禁无关人员翻阅、复制或外泄。
- 存放期限：
- 在职员工：档案持续保管至员工离职。
- 离职员工：档案自离职之日起，至少保存 2 年（根据《劳动合同法》规定，涉及劳动争议的档案保存至争议结束后），对于已解除或终止劳动关系超过 10 年的员工，档案可按规定销毁。
第六条 档案查阅与借阅
- 内部查阅：因工作需要（如办理社保、公积金、入职证明等），员工所在部门负责人或人力资源部员工可查阅档案，查阅需在人力资源部指定区域进行，并填写《员工档案查阅登记表》。
- 借阅：原则上档案不外借，如确因特殊原因（如法律诉讼）需借出，必须经人力资源部负责人及公司分管领导批准，并办理严格的借阅手续，借阅期限一般不超过 3 个工作日。
- 外部查阅：司法机关、政府等依法有权查阅的机构，凭有效证件和工作介绍信，经公司授权后，方可查阅。
第七条 档案更新
- 员工信息变更：员工姓名、联系方式、住址等个人信息发生变更时，需及时向人力资源部提交书面变更申请及相关证明材料，更新档案。
- 在职期间材料补充：员工在职期间获得的新学历、新证书、奖惩记录等，应及时提交人力资源部归档。
第八条 档案转递与销毁
- 档案转递：员工离职后，如需转移档案（如转入新单位或人才市场），人力资源部应按相关规定办理转递手续，并做好记录。
- 档案销毁：对于超过保存期限且无任何法律风险的离职员工档案，需由人力资源部提出销毁申请，经公司分管领导批准后，至少由 2 人共同监督销毁，并填写《员工档案销毁清册》，销毁人和监销人需签字确认。
第四章 附则
第九条 本明细表由公司人力资源部负责解释和修订。
第十条 本明细表自发布之日起生效。
附件（可根据公司需要添加）：
- 附件1：《员工档案查阅登记表》
- 附件2：《员工档案借阅申请单》
- 附件3：《员工档案销毁清册》
