物业公司人事档案管理表如何规范管理？-科普教育网

物业公司人事档案管理总览

人事档案是公司人力资源管理的核心信息库，对于物业公司而言，尤其重要，因为它关系到员工资质（如安保证、电工证）、服务质量和客户安全,一个规范的人事档案管理体系应具备以下特点：

完整性: 记录员工从入职到离职的全过程信息。
准确性: 信息真实、及时更新。
保密性: 严格限制访问权限,保护员工隐私。
系统性: 分类清晰,易于查询和管理。

第一部分：人事档案总目录

为每位员工建立一个独立的档案袋或电子文件夹，并附上以下总目录,方便快速查阅档案内容。

员工人事档案总目录

档案编号:		员工姓名:		所在部门:
入职日期:		现任岗位:		档案状态:	☐在职 ☐离职 ☐冻结

序号	档案材料类别	材料名称	份数	备注
1	基础信息类	《员工信息登记表》	1
2		身份证复印件	1	正反面
3		学历/学位证书复印件	1
4		资格证书复印件		如：电工证、消防证、保安证等
5		离职证明（如有）	1
6	合同与协议类	劳动合同书	1
7		保密协议	1
8		岗位责任书	1
9		试用期录用条件确认书	1
10	入职手续类	入职须知	1
11		员工手册签收回执	1
12		转正申请表	1
13		转正评估表	1
14	异动记录类	岗位调动通知单
15		薪资调整审批表
16		晋升/降职审批表
17	培训发展类	培训签到表
18		培训考核/评估结果
19		外部培训证书/结业证
20	绩效考勤类	绩效考核表		按季度/年度
21		考勤记录汇总		按月/年
22		加班申请单
23		休假申请单
24	奖惩记录类	奖励通知书/通报表扬
25		处罚通知书/警告文件
26		离职申请表	1
27		离职面谈记录	1
28		工作交接清单	1
29		社保公积金停缴申请	1
30	其他材料

第二部分：核心人事档案表格模板

以下是目录中部分关键表格的详细模板。

员工信息登记表

XX物业公司员工信息登记表

基本信息
姓名		性别		出生年月		民族
政治面貌		婚姻状况		血型		健康状况
身份证号		户籍地址		现居住地址
联系电话		电子邮箱		紧急联系人		关系
教育背景	起止时间	学校名称	专业	学历	学位	备注


工作经历	起止时间	公司名称	担任职务	离职原因	证明人	联系电话


专业技能	技能名称	证书名称	等级	获得日期	有效期至	备注


家庭主要成员	关系	姓名	年龄	工作单位及职务	联系电话


入职信息	部门		岗位		入职日期
期望薪资		合同期限		试用期		试用期薪资
员工本人确认	本人承诺以上所填信息真实有效，如有虚假，愿承担一切责任。员工签名：日期：	HR审核	审核人：日期：

员工劳动合同书（备案页）

XX物业公司劳动合同备案信息

员工绩效考核表（示例：适用于保安主管）

XX物业公司员工绩效考核表

| 基本信息 | | | | 考核周期 | □季度 □半年度 □年度 | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | 姓名 | | 部门 | 保安部 | 岗位 | 保安主管 | | 考核人 | | 考核日期 | | | | | 考核维度 | 考核项目 | 权重 | 评分标准 (1-5分) | 得分 | 具体事例/说明 | | 工作业绩 | 1. 团队管理（队员纪律、仪容仪表） | 30% | 5-优秀，4-良好，3-合格，2-需改进，1-不合格 | | | | | 2. 消防安全管理（隐患排查、应急处理） | 25% | | | | | | 3. 监控与门岗管理（记录完整性、出入管控） | 20% | | | | | | 4. 事件处理（及时性、有效性） | 15% | | | | | 工作态度 | 1. 责任心与主动性 | 5% | | | | | | 2. 团队协作精神 | 5% | | | | | 总计 | | 100% | 最终得分： | | | | 综合评语 | | | | | | | 考核人签字： | | 被考核人签字： | | 日期： | |

离职申请表

XX物业公司员工离职申请表

基本信息
申请人		所在部门
入职日期		最后工作日
离职原因	□个人发展 □薪资待遇 □工作压力 □人际关系 □其他：
工作交接情况	□已与 __ 完成交接。交接清单已提交至部门主管。交接人签字：__ 接收人签字：__ 主管签字：__
物品归还情况	□工牌 □制服 ░钥匙 □门禁卡 □办公用品 □其他：
部门意见	主管签字：__ 日期：__
人力资源部意见	确认离职日期及薪资结算事宜。签字：__ 日期：__
总经理审批	□同意 □不同意签字：__ 日期：__

第三部分：管理建议

电子化与实体化结合：
- 电子档案： 建议使用HRM（人力资源管理系统）或云存储服务，方便查询、统计和备份，敏感信息（如薪资、家庭住址）应设置访问权限。
- 实体档案： 对于合同、签收单等具有法律效力的文件，建议保留原件或经过盖章的复印件，存放在带锁的档案柜中,由专人管理。
建立查阅制度：
- 明确规定，员工本人或其授权的上级（如需）方可查阅档案,并需登记查阅记录。
- 外部单位（如公安、法院）因公查阅，需出示有效证件,并由公司指定人员陪同。
定期更新与维护：
- 每年对员工档案进行一次全面梳理，补充新材料（如年度考核表、合同续签等），确保档案的“鲜活性”。
- 员工信息发生变更（如住址、联系方式）时,应及时更新。
离职档案处理：

员工离职后，其档案应保留至少2-5年（根据当地法规），之后再按规定进行销毁或归档,销毁时需有记录并由两人以上监销。

通过这套完整的模板和管理体系，您的物业公司可以建立起专业、规范、高效的人事档案管理体系,为公司的稳健发展提供坚实的人力资源支持。

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