在一个公司中，工资表的制作并非单一岗位的责任，而是涉及人力资源、财务部门乃至管理层协作完成的系统性工作，具体职责划分需根据公司规模、组织架构和管理模式来确定，从流程环节来看，工资表的制作可拆解为数据收集、核算、审核与发放四个核心阶段,不同阶段由不同主体主导或参与。
在数据收集阶段，人力资源部门通常承担基础信息的汇总工作，员工的基本薪资、岗位工资、工龄工资、绩效基数等固定薪酬数据由HR根据劳动合同、薪酬制度及员工异动记录（如晋升、调岗、降薪）进行维护；而考勤数据（如迟到、早退、请假、加班）则可能由HR协同行政部门或通过考勤系统导出，确保出勤天数、缺勤扣款及加班费计算符合公司规定，对于绩效工资，若公司采用绩效管理制度，HR需对接业务部门或绩效管理部门，获取员工的绩效考核结果，作为绩效工资核算的依据，社保公积金缴纳基数、个税专项附加扣除等动态信息，也需HR根据员工申报及政策变化及时更新,确保数据准确性。
进入核算阶段，财务部门或HR中的薪酬专员开始主导数据处理，基于HR提供的原始数据，核算人员需按照薪酬结构进行公式化计算：基本工资+岗位工资+绩效工资±考勤加减项+补贴（如餐补、交通补）-社保公积金个人缴纳部分-个税应纳税额=实发工资，这一过程需严格遵循国家及地方的劳动法律法规，如最低工资标准、加班工资倍数、社保公积金比例、个税起征点及税率等，同时结合公司内部薪酬政策，对于大型企业，可能借助薪酬管理系统或Excel模板进行批量核算，减少人工误差；中小型企业则可能由财务人员或HR手工完成，需反复核对数据逻辑，确保工资项目无遗漏、计算无偏差。
审核环节是工资表制作的“把关”步骤，通常采用多级审核机制，薪酬专员或财务人员完成初步核算后，需进行自查，核对数据来源与计算结果的匹配性；随后，HR负责人审核薪酬数据的合规性，如考勤记录与薪酬制度的契合度、绩效结果的合理性等；财务负责人或公司管理层进行最终审批，重点检查工资总额与预算的匹配度、大额异常变动的合理性，以及整体数据与财务报表的勾稽关系，部分企业还会设置交叉审核环节，例如由HR核对社保公积金缴纳数据与工资表的一致性,避免因数据脱节导致的员工纠纷。
工资表经审批通过后，进入发放阶段，财务部门根据工资表数据安排资金划拨，通过银行代发系统将工资转入员工账户，并生成工资条发放给员工，现代企业多采用电子工资条形式，通过企业微信、邮箱或薪酬系统推送，员工可随时查看工资明细；传统企业则可能打印纸质工资条由员工签收，财务部门还需根据工资表数据计提相关费用，如社保公积金单位缴纳部分、工会经费、职工教育经费等，并进行账务处理,确保财务核算的完整性。
值得注意的是，不同规模企业的职责分工存在差异，小型企业可能由HR兼管薪酬核算，财务仅负责资金发放与账务处理；中型企业通常设立专职薪酬岗位，隶属HR部门，与财务部门协同完成全流程；大型企业则会成立薪酬福利团队，专业化管理薪酬数据，同时借助信息化系统实现数据流转与核算自动化，提升效率与准确性，随着金税四期等税务监管政策的推进，工资表数据的合规性要求日益提高，企业需确保薪酬数据与社保、个税申报信息一致,避免因数据不匹配引发的税务风险。
相关问答FAQs：
Q1：为什么工资表需要HR和财务部门共同审核？
A：HR部门更熟悉薪酬制度、员工考勤及绩效政策，可确保薪酬数据符合公司内部规定及劳动法规；财务部门则侧重资金预算、税务合规及财务核算准确性，二者协作能兼顾制度合规性与财务数据真实性,减少因单方审核疏漏导致的薪酬纠纷或税务风险。
Q2：员工发现工资表计算错误，应该找哪个部门？
A：员工应首先联系公司HR部门或薪酬专员，说明具体错误项（如考勤天数、绩效工资基数等），由HR核查原始数据；若涉及财务核算问题（如个税计算错误、社保扣款异常），则需协同财务部门共同处理，通常企业会规定薪酬异议反馈时限，员工需在收到工资条后一定工作日内提出,以便及时核对与调整。
